PCラボだより・・・地味にスゴイ！校閲機能

赤と緑のクリスマスカラーを見るとなぜかテンションが上がります。ＩＴソリューション科の大島です。早いもので12月に入りましたよ。

ところで、ＴＶドラマで人気の「校閲ガール」ですが、みなさんはワードやエクセルなどの校閲機能を使ったことがありますでしょうか？　これが意外と地味にスゴイんです。

何がスゴイかって、文章にコメントをひと言載せる「コメントの挿入」が地味にスゴイんです。

もちろん、普通にビジネス文書を作成するときには必要ありませんが、会社で上司が文書をチェックしたときの修正箇所の説明として加えるときなどに使うと思います。私の場合は、学生に課題を出すとき、細かな説明を加えるときによく使います。（こんな感じです）

また、「変更箇履歴の記録」も地味にスゴイんです。これもシチュエーションとしては上司が文書をチェックする場合になりますが、どこをどのように修正したのか一目瞭然で分かり（赤添削のイメージ）、使い方・利用の仕方次第では凄く便利な機能です。私はさらに「比較」機能を使って、毎年作成する似たような文書を前回はどのように変更したかのチェックを入れています。

最後に、校閲本来の機能である「文章校正」ですが、私は逆に使っていません。私の場合、結構英単語を日本語の中に混ぜて文書を作成しますが、辞書にない単語は下に赤い波線が入ってしまい、これが頻繁に表示されると面倒になるからです。もしかしたらみなさんも、なぜか入力した文字に赤い波線が表示されてしまい困ったことがありませんか？

通常は自動チェックが入っていますが、私は意図的にチェックを外して使っています。

今回はちょっと専門的な話になりましたが、ＩＴソリューション科の学生は単にビジネス文書の作成練習だけではなく、人に教えることができることを目標にしておりますので、今回のような機能も勉強しております。最後まで読んでいただきありがとうございました。